关于移交2007年度文件材料的通知

院属各部门、各学院：

　　为切实做好2007年度文件材料立卷归档工作，确保学校各项工作形成的文件材料完整、齐全归档和档案质量，现就有关事项通知如下：

　　 一、文件材料归档范围
　　（一）各单位文件材料立卷归档的具体范围按照《郧阳医学院工作文件汇编》中高等学校党群、行政、教学、科研、基建、设备、外事、出版、财会档案归档范围和保管期限表执行。凡2007年元月1日至12月31日形成的、属于归档范围的文件材料都要进行移交。
　　（二）各单位2007年度举办重大活动、专项重要工作（如学校召开的重要会议、大型学术会议、各种重要评估工作、各院系教代会）形成的、具有保存价值的各类成套文件材料由承办部门进行移交。

（三）2007年教学、科研、设备、基建、审计形成的档案材料，从今年起实行部门预立卷，具体要求和操作由本室工作人员开学后做具体指导。

（四）要求移交的文件材料包括纸质文件材料和相关的电子文件材料，反映学校重大活动的文件材料与重要凭证性文件材料的纸质件与电子件同时移交。

　　二、档案材料移交要求
　　（一）凡移交的文件材料，各单位要努力做到文件材料完整、齐全，以确保文件材料的准确性和全面反映单位工作情况。
　　（二）凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能做为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善，各类文件用纸（A4）、书写墨迹（黑水笔迹）等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。
　　（三）各归档单位兼职档案员将文件材料汇总集中后进行分类， 按附件一表格进行填写（下载），移交目录一式两份，移交单位与档案室各执一份。
　　 三、归档时间及检查
　　（一）各单位档案材料移交时间为3月3日起至3月13日止。请各单位在规定的时间内按时移交文件材料（见附件二）。

（二）教学、科研、设备、审计、基建档案材料因实行预立卷，移交时间延长到9月20日。
　　（三）10月上旬，学校将对各单位文件材料归档情况进行总结通报

　　特此通知。

综合档案室
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2008年01月21日

附件一：

2007年文件材料移交表

发文单位	发文字号	发文内容	份数	页码	备注
移交单位： 移交人： 接收人： 年 月 日

附件二：

文件材料移交时间表

部 门	兼职档案员	时间	备 注
办公室	肖永菊	3月3日
组织部、纪委、监察审计处	赵金卓、苗亚玲、朱习润	3月4日	审计内容9月20日移交
招就贫困生管理中心	孙怀美、	3月5日
工会、老干处；集团公司	肖文英、陈蕊雄、董琴	3月6日
保卫处；学工处、团委	盛伟、郭瑞	3月7日
药护学院、图书馆、学报	彭耀华、肖先丽、朱佩筠	3月10日
第一、二、三临床学院	马进、马霞斐、付晓红杨健叶	3月11日	麻醉品牌验收材料移交
基础医学院、药检护理学院	余志玲、罗冬青、萧家芳	3月12日
堰桥医院、白浪医院	王凤华、狄晓玲	3月13日
教务处、装备处、科研处	陈明、姚娜、金丽萍	9月20日前
注：1、部门2007工作总结及2008工作计划(各总支总结和计划)加盖印章一并移交。 2、表格中未写的部门材料已移交。 3、部门移交材料不清楚的地方，请与档案室联系。 电话：8891190 8469085